公開日 2024年11月14日
施設マネジメントグループでは、三鷹産業プラザをはじめとする、まちづくりに資する施設の管理運営をしています。その中には、市の指定管理者として市立駐輪場や市民住宅といった公共施設のほか、駐車場や店舗用施設、工場アパート等、多種多様な施設が含まれます。また、三鷹産業プラザ7階にあるビジネスユース可とする大型の貸会議室の運営も、業務の大きな柱の一つ。それらの収入収益が当社の行う地域貢献事業等の実施にもつながっています。
社員の一日
8:30 出社・朝の点検
毎朝、出勤と同時に、交代で会議室やロビーの貸し出し準備や室内チェックをします。
今日は、同利用者様の連日利用なので、朝の時点で大規模な作業は不要でした。事務所に戻ります。
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◆三鷹産業プラザ7階にある大型会議室は、多くの地域団体や一般企業に活用していただいています。天井が高くホールとして使用できるため、展示会や講演会、パーティ等の催しにも使われることが多く、予約に合わせて人力で間仕切り壁を移動させるという設営作業の段取りが大変です。効率よく運営できるよう、開発したシステムで予約管理を行いながら、事前に直接利用者に対してヒアリングをさせていただくなど、気持ちよく使っていただけるよう心を配っています。リピーターも多く、高評価を得ているという実感がつかみやすいです。
8:50- 業務開始、市内外出
全社の朝礼後、別のスタッフが、他施設の電気メータ検針＆見回りに出かけるため、車移動の準備をしていました。気をつけて行ってらっしゃい。
9:00-10:00 他メンバーの応援
7階会議室の利用者が窓口へいらっしゃいました。
当日利用者にお渡しする書類の準備も前日にスタンバイしています。そのため、慌てることなく、受付をして本日の会議室貸出開始です。ご来社いただいた際に、次の利用について相談を受けることも良くあります。
事務所内で、別のスタッフが、来年に新設予定の施設整備工事に向け、敷地境界の確認に出かける準備をしています。現地で関係者複数による打ち合わせがあるようなので、持参する資料準備を手伝いました。現存施設の日常管理のほか、将来のため準備も多くあります。
10:30-12:00 事務作業と窓口接客の両立
メータ検針からスタッフが戻りました。計算用の数字を引き取り、事務作業を始めます。
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◆スマートメータも増えてきていますが、数か所は電気使用量把握のため出向いてメータ検針をしています。管理施設のテナントには、賃料のほか、負担する水道光熱費や、当社の窓口で購入された郵券や事業系ごみ袋代等を請求します。担当スタッフが数量計算や書面作成を行った後、数日かけて社内で数字の点検や内容の確認を済ませ、最終的に登録口座から引落をするため経理部署担当者がデータ送信をしてもらいます。社内で多くの部署、スタッフが連携して、毎回間違いのないよう慎重に作業します。
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事務作業中に、三鷹市立駐輪場のご利用希望の方が窓口にいらっしゃいました。
一旦作業はデータ保存をし、情報漏洩がないようにファイルを閉じてから、接客のため窓口に移動します。
希望された駐輪場は、満車だったため、周辺の空きのある駐輪場をいくつかご紹介します。申し込みを受けるときは管理システムへの入力、定期利用カードの発行、利用方法の説明をします。
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◆当社では、三鷹市内20か所以上の市立駐輪場を管理しています。そのうちの数か所は、当社で申し込み受付をしているため、利用者が直接窓口にお見えになります。インターネット手続きができる駐輪場も増やしていますが、直接利用者と相対することで、細かなニュアンスや利用時の要望を聞き取ることもできます。利用者の声は、今後のシステム入れ替え時や現地対応していただく外部スタッフとの意識共有に役立てています。「使えてよかった」「相談してよかった」といったコメントをもらうことは、励みになります。
12:00-13:00 昼当番
今日は私が、窓口昼当番です。会議室利用に関する現金での支払いと、郵券販売の対応をしました。
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◆当社では、12時から13時の1時間は社員が交代で窓口当番として、電話と来社対応をします。ペアを組むのは別のグループのスタッフ。それぞれの部署で今仕掛けている仕事について等、情報交換ができる貴重な時間でもあります。
13:00-14:00 昼休憩
遅めの休憩を取ります。持参したお弁当を休憩室で食べたり、たまには外食したり。
好きな音楽を聴いたり、仮眠を取ったり・・・それぞれ自由に過ごします。
14:00-16:00 会議室運営・設営の相談
予約システム内の情報を確認すると 「今日は夜間枠貸し出しの準備が大掛かりなもの」となりそうです。グループ内メンバーに、早めに作業段取りの相談と作業ヘルプ依頼をしました。
そのあと、施設管理業務の協力会社の方が、設備の点検に使用する鍵を借りに窓口へやってきました。管理業務では、多くの協力会社にご協力いただいているため、彼らとの連携もとても大切です。
16:00-16:30 業務ミーティング
7階会議室の予約システムの保守会社の方とオンラインミーティングをします。
より便利に、分かりやすく使いやすい予約システムとなるよう、システム開発会社とも定期的に連絡を取り合い、課題共有、解決に取り組んでいます。
16:30-17:00 会議室貸し出し準備
午後一に相談していた会議室の設営作業を、複数のメンバーで協力して行いました。無事、すべての準備は貸出時間に間に合い、ほっと一安心です。担当業務の事務に戻ります。
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◆貸会議室管理について、スタッフ間で連携を取り、相談し合いながら協力して業務をこなします。前例等スタッフの経験値と記録データが参考になります。他業務との両立も必要なので、どうしたら効率よく「段取りができるか」、どうしたらお使いになる方がお困りにならないか、をいつも一人一人が考えて行動できるよう努力しています。
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17:00-18:00 突発的事象の対応
ビル周囲の花の手入れ作業をしていると、夕方、市民住宅の住民から電話がありました。
洗面所の水漏れが生じて困っているとのこと。至急の対応をして差し上げたいと思いました。住宅は会社近くなので様子を見に行くとともに、協力会社に連絡して、すぐに修繕に向かってもらう手配をしました。
まだ、施設管理の業務は慣れませんが、知識・経験を積むとともに、相手を不安にさせないよう自信をもって対応できるようになりたいと思っています。
今日は、利用者対応等で少し残業でした。お疲れさまでした。
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◆施設マネジメントグループは、一般のお客様（利用者、入居者等）と接する機会の多いグループです。管理業務における日常の細かな利用者対応やメンテナンス手配のほか、テナントリーシングの検討や、地区計画に合わせて施設の整備を行う等幅広い業務を行っています。
日々の仕事を通じ、地域の役に立つこと、まちの活性化に貢献していると感じる時、この仕事に誇りとやりがいを感じます。
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